Depuis plusieurs mois, on voit fleurir de plus en plus d’offres d’emplois qui s’adaptent à ces mutations. « 100% télétravail », « total remote », « travail flexible », « flex office »… Les noms ne manquent pas pour séduire les futurs talents. Et c’est bien vu, car ils sont de plus en plus nombreux à favoriser un emploi proposant un à plusieurs jours en distanciel.  

Mais au fait, qu’est-ce que le travail hybride ? C’est quand les employés travaillent depuis les locaux de l’entreprise et/ou à distance, par exemple depuis chez eux. 

Cette formule a ses avantages, mulitples, comme ceux de travailler de n’importe où, de mieux concilier vie professionnelle et personnelle. Mais également, ses points faibles : l’isolement, le manque de communication entre les équipes ou encore l’inertie.  

De nombreuses applications de visioconférence ont vu le jour et ont été développées ces dernières années. C’est le cas de Microsoft Teams. Un outil puissant, innovant qui permet de repenser complétement le travail à distance. 

Teams est l’outil idéal pour garder le lien entre les collaborateurs, qu’ils soient en présentiel ou en distanciel. Et également pour travailler à plusieurs sur un projet commun. 

Les outils collaboratifs au service du travail hybride

• La plateforme collaborative Teams 

Comment faire pour que les équipes puissent travailler main dans la main lorsqu’elles ne sont pas basées au même endroit ? Comment créer de la proximité, de la connivence entre elles ?  

Teams est une première solution : avec cette plateforme nouvelle génération, vous pouvez créer des groupes de travail. Elle favorise ainsi le travail collaboratif. Tout est centralisé sur cette même plateforme : visioconférence, conversation, partage de documents, etc.  

L’interface Teams est conçue comme un véritable hub et centralise toutes les données liées au projet commun. 

Cette plateforme est simple d’utilisation, intuitive et permet d’allier flexibilité et performance. De nombreux atouts donc pour ce logiciel qui apporte une solution tant pour l’entreprise que pour ses collaborateurs. 

• La visioconférence 

Autre outil collaboratif : la Microsoft Teams Room. Avec cette solution, vous créez des espaces de travail parfaitement adaptés au travail hybride.  

Les salles de réunions classiques sont équipées de matériel professionnel offrant une expérience audiovisuelle de haute qualité. La visioconférence facilite ainsi le travail collaboratif et les échanges. Les avantages de Microsoft Teams Room (lien vers article avantages MTR) sont nombreux : vos visios sont plus immersives, inclusives et interactives !  

Avec les micros, écrans, caméras et autres accessoires, c’est comme si tous les participants étaient réunis dans la même pièce… Là est toute la force de Teams : bannir la distance et faciliter les échanges. Les personnes en présentiel et en télétravail auront accès au même niveau d’informations.  

A ce titre, il est peut-être judicieux d’équiper aussi les collaborateurs qui travaillent à distance pour améliorer leur expérience. En effet, quand on opte pour le travail hybride, on n’a pas toujours le bon matériel chez soi.  

Certaines entreprises ont compris qu’un collaborateur bien équipé était plus performant et productif. Et elles n’hésitent pas à financer tout ou partie des équipements. 

On retrouve d’ailleurs des kits tout-en-un. Un casque audio avec ou sans micro intégré, une webcam externe pour une qualité accrue, un speaker, un enregistreur, un micro USB et un casque sans fil… Les accessoires ne manquent pas. 

• L’animation de réunion  

Pour dynamiser les réunions, il est possible d’apporter une dimension plus ludique et interactive encore. Avec des outils collaboratifs comme Klaxoon, rattachés à Teams, vous faites interagir les participants par le biais de challenges internes. Et vous gardez un œil sur le timing grâce à la prise de parole chronométrée. Qu’on soit en distanciel ou en présentiel, le travail hybride devient plus agréable avec ces outils qui annulent la distance. 

Autre outil collaboratif directement relié à Teams pour tout centraliser : Trello. Il est idéal pour la gestion de projet qui se fait encore plus facilement et en ligne. Vous créez des tableaux de bord par projet pour toujours plus de productivité.  

• Le partage et le stockage en ligne 

Parce qu’on ne travaille pas toujours avec les mêmes équipements, le stockage et le partage en ligne offrent un vrai confort. Grâce au stockage en ligne via Sharepoint les documents sont accessibles depuis n’importe où !  

Vous avez la possibilité de les éditer à plusieurs tout en ayant la sauvegarde automatique en ligne. Cela facilite le travail en direct ou en asynchrone sur Word, Excel, PowerPoint entre autres. Il y aussi le chat pour échanger de manière plus fluide et la visioconférence pour organiser des réunions à distance.  

De nombreux outils permettent de fluidifier le travail hybride au sein des équipes. Ils proposent une solution accessible à l’ensemble des parties prenantes d’un projet. Et ce, tout en favorisant le bon déroulé de celui-ci et son suivi à court, moyen et long terme. Ils peuvent être rapidement déployés et adoptés par vos équipes pour peu qu’elles sachent les utiliser. 

> Envie d’en savoir plus ? Découvrez tous les secrets de la Microsoft Teams Room 

Et si vous formiez vos collaborateurs aux outils collaboratifs pour faciliter le travail hybride ? 

Vos équipes sont réticentes à l’idée de devoir utiliser un nouvel outil ? Elles se sentent dépassées par la technologie ? Et si vous leur proposiez de se former durant quelques heures aux nouveaux outils de travail collaboratif ? 

Eux comme vous auront tout à y gagner car il s’agit là d’un investissement qui portera rapidement ses fruits. Les collaborateurs formés travailleront encore plus efficacement grâce aux conseils et astuces transmis lors des formations. Vos équipes, vos projets et donc votre entreprise ne s’en porteront que mieux ! 

De nombreuses formations existent pour maîtriser ces nouveaux outils innovants à commencer par Teams. Les formats et durées varient en fonction des prestataires. Ce qui vous permet de mieux intégrer ces temps de formations dans le planning de vos équipes. Vous pourrez alors jongler avec leurs contraintes du moment via des formations en présentiel ou en distanciel.