Comment fonctionne une Teams Room ?
Vous avez décidé d’utiliser Teams pour les échanges au sein de votre entreprise ? Et vous ne savez pas vraiment comment vous y prendre pour organiser une visio ou lancer une conversation ? On vous en dit plus sur les fonctionnalités salles Teams et sur cette solution complète de gestion de réunion pour les entreprises. Découvrez pas à pas le fonctionnement de la plateforme Teams Room.
Installation et configuration Teams Room
Etape 1 : Choisir l’abonnement Teams
Avant d’installer Microsoft Teams, choisissez d’abord la formule la plus adaptée à vos besoins et téléchargez-la. Plusieurs solutions sont possibles avec des niveaux d’abonnement et de fonctionnalités salles Teams différents.
- Formule Microsoft Teams
Si vous voulez commencer par tester la plateforme, optez pour la formule Microsoft Teams, gratuite et sans engagement. Cela vous permettra de découvrir, en partie, la puissance de l’application Teams. Les fonctionnalités sont intéressantes, mais vite limitées. Vous aurez 60 minutes maximum pour les réunions de groupe et 5 Go d’espace de stockage en ligne par utilisateur.
Il vous faudra donc basculer sur une offre supérieure si vous voulez des fonctionnalités salles Teams plus avantageuses.
- Formule Microsoft Teams Essentials
Deuxième possibilité : la formule Microsoft Teams Essentials, à 3,40 € HT utilisateur/mois qui reste la plus populaire actuellement. Avec cette offre, les réunions de groupe peuvent durer jusqu’à 30 heures et rassembler jusqu’à 300 participants.
Côté espace de stockage en ligne, chaque utilisateur disposera de 10 Go, ce qui est très confortable. Un support web et téléphonique est disponible 24 h/24 7 j/7.
- Formules Microsoft 365 Business Basic et Microsoft 365 Business Standard
Pour aller encore plus loin avec les fonctionnalités salles Teams, choisissez les formules Microsoft 365 Business Basic ou Standard. Pour accéder à cette solution complète de gestion de réunion pour les entreprises, il vous en coûtera respectivement à 5,10 € HT et à 10,50 € H utilisateur/mois.
L’accès à l’application Teams mais aussi à Exchange, OneDrive, Sharepoint, Outlook, Word, Excel et Powerpoint est inclus. Autrement dit, la panoplie complète pour faciliter le travail de vos collaborateurs ! En supplément : l’enregistrement et la prise de note automatique.
Vous aurez aussi accès aux versions web et à l’espace de stockage étendu pour améliorer la productivité des équipes.
Etape 2 : Souscrire et télécharger Teams
Vous avez trouvé la formule qui vous convient ? Ne vous reste plus qu’à y souscrire et à installer Microsoft Teams pour découvrir toutes les fonctionnalités salles Teams.
Etape 3 : Effectuer la mise en route
- Cliquez sur « Mise en route » pour installer Teams
Puis rentrez l’adresse de connexion professionnelle que vous souhaitez utiliser ainsi qu’un mot de passe sécurisé.
Quand vous lancez le logiciel Teams, vous accédez à votre tableau de bord. Là, plusieurs solutions de collaboration sont possibles. Vous pouvez débuter une conversation via la messagerie instantanée (1) et lancer une visioconférence (2). Ou encore accéder à l’activité liée à un projet (3) ou à votre calendrier (4).
Lancer ses conversations avec la messagerie instantanée
Pour échanger avec une ou plusieurs personnes sur un sujet en particulier ou sur un projet, lancez une conversation.
- Cliquez d’abord sur l’icône « Conversation » (3)
- Puis sur « Nouvelle conversation » (1).
- Renseignez les coordonnées de la personne avec qui vous souhaitez échanger au niveau du champ « A » (1). Et donnez un nom au groupe si vous le souhaitez (2).
- Rédigez ensuite votre texte (3) et mettez-le en forme (4). Vous pouvez ajouter des emojis, gifs (5), pièces-jointes (6) et même lancer des sondages (7). Pour envoyer le message, cliquez simplement sur l’enveloppe (8).
Inutile de dire que la messagerie instantanée Teams est vraiment puissante et fluidifie les échanges entre les collaborateurs.
Organiser ses réunions avec Teams Rooms (MTR)
- Lancer une réunion instantanée
Teams Room est une solution complète de gestion de réunion pour les entreprises. Les visioconférences nouvelle génération, c’est avec Teams. Découvrez dès maintenant les principales fonctionnalités salles Teams.
- Pour organiser une réunion sur le champ, cliquez sur « Réunion instantanée »
- Puis donnez un nom à la réunion (3). Un lien Teams est généré et vous pourrez, au choix, le partager par e-mail ou le transmettre aux personnes conviées à la visioconférence.
- Si vous souhaitez débuter immédiatement la visioconférence, cliquez sur « Commencer la réunion » (4)
Accéder aux fonctionnalités et paramétrages
Microsoft Teams Room offre plein d’options innovantes tout en conservant les fonctionnalités classiques. Grâce aux icônes de la barre supérieure droite, vous pourrez:
– convier de nouvelles personnes (1)
– lancer une conversation liée à la réunion (2)
– lever la main et interagir avec des émojis (3)
– accéder à des fonctionnalités salles Teams puissantes (4). Là, vous pourrez notamment changer votre arrière-plan ou encore activer la traduction simultanée et accéder à d’autres paramètres. Ne vous reste plus qu’à suivre le fil de la visioconférence !
Toutes ces fonctionnalités salles Teams sont un vrai trésor pour votre entreprise.
Une fois la visio terminée, vous pouvez cliquer sur « Quitter » pour y mettre un terme.
- Planifier ses réunions avec Teams Rooms
- Parmi les fonctionnalités salles Teams, vous pouvez programmer une ou plusieurs réunions à l’avance. Pour ça, il vous suffira de cliquer depuis votre tableau de bord sur « Calendrier » sur le menu de gauche (1).
- Le calendrier du mois en cours s’affiche. Depuis cette espace, vous lancez soit une « Réunion instantanée » (2) en suivant les mêmes étapes que celles énumérées plus haut. Vous pouvez aussi programmer une nouvelle visio en cliquant sur « + Nouvelle réunion » (3)
- Renseignez les différents champs, à savoir :
– le titre de la réunion
– les coordonnées des personnes invitées
– le créneau de la visioconférence
– l’occurrence
– le lieu de la réunion
– les informations liées à la réunion (ex : ordre du jour)
- Validez en cliquant sur « Enregistrer »
- Un message de validation vous indique que la réunion a bien été créée. Vous pouvez alors copier le lien de la visio Teams.
Conseil pratique : en double-cliquant sur le bloc dans le calendrier, vous accédez aux informations relatives à la réunion. Vous pouvez effectuer des modifications (ex : horaire) et cliquer sur « Envoyer une mise à jour » en haut à droite. Les participants recevront un e-mail avec les nouvelles informations mises à jour.
Ce qu’il faut retenir
- Les fonctionnalités Teams Room sont puissantes et innovantes pour certaines comme avec la traduction simultanée
- La visioconférence prend une autre dimension et organiser ses réunions avec Teams Rooms (MTR) devient un jeu d’enfant
- Les solutions de collaboration sont démultipliées et favorisent l’interaction et l’avancée des projets
