Comment organiser une réunion hybride ?
Ce n’est plus une nouveauté, les modes de travail ont très largement évolués ces dernières années. Et parmi les nouveaux usages, la réunion hybride se normalise. Pour autant, l’organisation d’une réunion en ligne n’est pas exactement la même que celle d’une réunion classique.
Voici quelques points de vigilance à prendre en compte pour que celle-ci se passe dans des conditions optimales. Pour qu’elle soit la plus efficace et la plus performante possible et que tous les collaborateurs s’y retrouvent.
Qu’est-ce qu’une réunion hybride ?
Avant toute chose, il est utile de rappeler ce qu’est une réunion hybride. Ce type d’événement regroupe des personnes présentes dans une salle de réunion avec des personnes connectées à distance. Ces dernières peuvent, grâce à la technologie et aux équipements, prendre part aux échanges et intervenir à tout moment.
La réunion hybride permet donc de mixer présentiel et distanciel. Ce nouveau moyen de travailler présente de multiples avantages, notamment côté organisation. De nombreux aspects, plus ou moins techniques, méritent toutefois d’être traités avant de débuter la réunion en ligne. Et ce, pour éviter les soucis propres à ce type de réunion.
Les bonnes pratiques pour une réunion virtuelle réussie
Animer une visioconférence ne s’improvise pas. Il conviendra de bien inclure tous les participants où qu’il se trouvent. Le but ? Qu’ils ne perdent aucun des échanges et qu’ils se sentent impliqués, inclus dans les discussions.
Alors, pour une expérience utilisateur optimale, il sera judicieux de travailler en amont et en aval de la réunion. Avant, pendant et après : chaque étape est importante.
Comment bien préparer une réunion hybride ?
L’organisateur et l’animateur devront travailler en amont sur le déroulé de la réunion. Réfléchir à une présentation fluide, interactive et inclusive pour bien capter l’attention des participants. En mettant l’accent sur la préparation, ils créeront les conditions d’une réunion réussie. Tour d’horizon des aspects à ne surtout pas négliger.
- Une bonne connexion internet
Pour que les collaborateurs puissent se connecter à la réunion en ligne, il leur faudra nécessairement un accès à Internet. Cela va de soi et pourtant il est assez fréquent qu’une faible connexion vienne tout perturber. Avoir un bon débit Internet est donc un prérequis puisque la bande passante nécessaire pour une visioconférence est plutôt conséquente. Sans cela, les coupures seront multiples et perturberont l’expérience utilisateur de chacun.
Les réunions sont planifiées en un clin d’œil et apparaissent directement dans votre agenda. Côtés participants, un mail avec le lien leur est automatiquement envoyé.
- Une bonne maîtrise des outils numériques
Assurez-vous également en tant qu’organisateur que les participants maîtrisent les outils numériques. Au besoin, envoyez-leur en amont un tutoriel leur expliquant comment se connecter à la salle de visioconférence et changer tel ou tel paramètre.
Si la réunion virtuelle est de plus en plus répandue, il peut néanmoins être utile d’anticiper les éventuels soucis techniques. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour commencer la réunion dans les temps et sans accroc.
- Une invitation en bonne et due forme
Sans invitation, pas de réunion. C’est une étape incontournable pour que la réunion hybride ait bien lieu. Et avec Teams Room cela se fait très simplement puisque le logiciel est rattaché à Outlook. Il suffit de créer une « nouvelle réunion ». Le créneau est alors automatiquement bloqué dans les agendas Outlook de chacun. Simplicité et efficacité !
Dans l’invitation envoyée aux participants, l’heure et le lieu de la réunion sont indiqués. De même que le lien de connexion Teams à utiliser le jour J.
- Un espace pour partager les supports avant la réunion en ligne
Vous pourrez également en profiter pour ajouter un message dans l’invitation avec, par exemple, l’ordre du jour. Pourquoi pas aussi partager des documents, accessibles dans Teams, pour préparer la réunion (fichiers Excel, présentation PowerPoint, sondages, etc).
- Un équipement adéquat
Choisir le bon matériel audiovisuel est une des clés de réussite de votre réunion hybride. Assurez-vous que tout ce qui se passe dans la salle pourra être repartagé avec ceux à distance pour favoriser l’inclusion.
Veillez également à ce que le matériel audio soit adapté et coupez les micros inutiles pour limiter les bruits parasites. Ces petits bruits empêchent les participants en distanciel de suivre correctement les échanges.
Pour l’équipement de votre salle de visioconférence, Microsoft a sélectionné du matériel professionnel certifié. Cela garantit une expérience de qualité pour tous les participants.
Comment animer la réunion Teams ?
Une fois que l’organisation de la réunion a été anticipée, reste à préparer la réunion en elle-même. Et là non plus, rien ne doit être laissé au hasard.
- Une expérience inclusive
L’un des plus gros enjeux de la réunion hybride, c’est d’inclure l’ensemble des participants. Que personne ne se sente à l’écart ou oublié. L’inclusion est la base d’une visioconférence réussie. L’interaction entre les membres est l’un des facteurs déterminants d’une expérience utilisateur optimale. Il est important de proposer des solutions où chacun trouve sa place. A commencer par le mode d’affichage lors de la visioconférence.
Pour maximiser l’inclusion, optez pour un affichage où on voit l’ensemble des participants. Pour ça, plusieurs options sont possibles. De la simple vignette aux décors intérieurs ou extérieurs, vous aurez le choix dans Teams. L’objectif ? Réunir sur un même écran tous les invités.
Il est en effet important que chaque visage apparaisse. Et ce, pour humaniser plus encore la visioconférence et recréer toutes les conditions d’une réunion en présentiel.
- Une fonction « enregistrement » pour ne rien manquer
Même avec une réunion virtuelle, rien ne garantit que tout le monde puisse participer. Teams Room a prévu tous les cas de figure avec la fonctionnalité « enregistrement ». Dès que la réunion commence, vous cliquez sur le bouton qui enregistre tous les échanges.
- Une prise de notes facilitée
Autre possibilité, la prise de note. Il n’est pas rare de devoir faire un compte-rendu de réunion. Soit une personne dédiée est toute désignée, soit c’est à tour de rôle. Vos collaborateurs vous remercieront d’avoir choisi Teams Room. La fonctionnalité intégrée de prise de notes permet de gérer cet aspect-là. Les participants pourront ainsi se focaliser sur les échanges.
Avec ces deux fonctionnalités, la réunion en ligne offre de nouvelles perspectives. Il est maintenant plus facile de sauvegarder et d’archiver les échanges et éventuelles décisions prises.
- Une sécurisation des conversations
Vous voulez organiser une réunion hybride et parler de sujets confidentiels ? Les membres du CODIR se réunissent fréquemment en visioconférence et leurs échanges doivent être protégés ?
Avec la fonction sécurité de Microsoft Teams Room, c’est possible. En effet, les échanges vidéo et audio peuvent être, en option, chiffrés de bout en bout. Que les participants soient en présentiel ou en distanciel. Pour activer cette fonctionnalité, il suffit d’aller dans les paramètres de Teams Room, puis dans l’onglet « Confidentialité ».
En parallèle, si vous souhaitez avoir des conversations entièrement sécurisées, vous pourrez créer un canal privé entre certains membres.
Comment optimiser l’après réunion hybride ?
Des décisions ont été prises pendant la réunion ? Une répartition du travail a été décidée et une feuille de route a vu le jour ? Plusieurs actions peuvent être mises en place juste après la réunion.
- Un replay pour les absents
Avant tout, si certains collaborateurs n’ont pas pu assister à la réunion ou que partiellement, ils pourront visionner le replay. Celui-ci sera disponible directement sur la OneDrive dédiée au projet, dans Teams. Une aubaine pour ne rien manquer des informations importantes.
- Une collaboration simplifiée
Une fois la réunion terminée, les documents de travail pourront être partagés dans Teams. Ils resteront disponibles dans l’espace de travail dédié et chacun pourra contribuer au projet à son rythme.
La plateforme de collaboration Teams Room facilite la réunion en ligne car elle permet à tous d’accéder au même niveau d’information. Chacun est impliqué, d’où qu’il se connecte. Car le plus grand enjeu des réunions hybrides reste le même : que chacun se sente inclus et investi.
Ce qu’il faut retenir
Microsoft Teams Room est un puissant outil collaboratif qui va vous permettre de :
- La réunion hybride présente de nombreux avantages. Le principal étant celui de réunir des personnes en présentiel et en distanciel au moyen d’une visioconférence.
- Des fonctionnalités innovantes et performantes sont au service d’une expérience utilisateur optimale avant, pendant et après la réunion.
- De l’invitation simplifiée avec Outlook à la prise de note en passant par la sécurisation des conversations. Teams Room ouvre le champ des possibles pour faire de la réunion hybride un outil incontournable en entreprise.
